3. juli 2023

Flådestyring: Hvad skal du vælge, og hvad kan du opnå?

I en moderne forretningsverden hvor køretøjer udgør en afgørende del af mange virksomheders daglige drift, er det afgørende at have en effektiv flådestyringsløsning på plads.

I denne artikel vil vi udforske vigtigheden af flådestyringssystemer og deres fordele for virksomheder med mange køretøjer eller komplekse flåder.

Flådestyring af biler: Hvorfor er det vigtigt?

Et flådestyringssystem vil give din virksomhed mulighed for at optimere driften af jeres køretøjer, lette administrationsopgaven og reducere omkostningerne, der knytter sig til jeres flåde. Det gælder både for det enkelte køretøj, gevinsterne ved en løbende tilpasning og optimeringspotentialet i den omfattende opgave med løbende administration.

Det rigtige flådestyringssystem vil desuden forsyne jer med værdifuld data, der ikke bare kan bidrage til at skabe øget bundlinje, men også til at skabe den bæredygtighedsprofil I ønsker.

Hertil kommer at det rette flådestyringssystem vil kunne hjælpe med at imødekomme de stigende rapporteringskrav, f.eks. hvad angår ESG og CSR. En opgave der uden de rette værktøjer kan være både kompleks og tidskrævende.

Flådestyring med GPS?

I nogle tilfælde, særligt i logistikvirksomheder, kan det være en fordel at benytte et system med gps-opkobling. Her vil vi dog fokusere på de flådestyringssystemer, der særligt bidrager til at løfte den tunge administrationsopgave.

Hvilket flådestyringssystem skal du vælge?

Når du skal vælge en flådestyringsløsning til din virksomhed, er det vigtigt at undersøge markedet og finde en leverandør, der bedst opfylder dine behov. Helt generelt kan man sige at du selvfølgelig bør overveje systemets funktionalitet, brugervenlighed, pålidelighed, tilpasningsmuligheder og kundesupport.

Skal vi alligevel blive lidt mere konkrete, så peger vores erfaringer i retning af, at i hvert fald 5 områder er væsentlige, hvis man vil vælge et fremtidssikret flådeadministrationssystem, og de er:

• Fleet Management: Fra manuelt til automatiseret arbejd

• Vælg ét flådestyringssystem

• Ekstra fokus på det væsentlige

• Brug jeres data aktivt og skab den grønne profil, I ønsker

• Automatisér kontrolopgaverne

Fleet management: Fra manuelt til automatiseret arbejde

En af de store poster, der står i vejen for en effektiv flådeadministration, er, at alt for store dele i dag er håndholdt og manuel.

Jo flere manuelle arbejdsgange der kan automatiseres, jo flere ressourcer kan frigøres blandt medarbejderne, så deres kompetencer kan sættes i spil, hvor det skaber mere arbejdsglæde og mere værdi for virksomheden.

I bør derfor have fokus på at vælge et system, der kan være med til at eliminere nogle af de største tidsrøvere: ajourføring af data, kontrolopgaver, rapportering mv.

Vælg ét flådestyringssystem

At samle alt, der har med jeres flådeadministration at gøre i ét system, er en god idé af mange årsager. Først og fremmest fordi det giver det nødvendige overblik.

Når I samler alting ét sted, får I sammenlignelige data på tværs af jeres forskellige leverandører, afdelinger og medarbejdere. Denne data kan vise, hvor der er plads til justeringer og optimeringer, som kan aflæses på bundlinjen.

Med det rigtige system bliver den daglige flådeadministration enklere, og jeres medarbejdere får de bedste forudsætninger for at sikre både en sund økonomi og en effektiv drift af jeres flåde.
Det vil samtidig gøre det lettere at sikre, at flåden altid er sammensat, så den matcher jeres behov og afspejler jeres bilpolitik, og at I ikke har for store omkostninger ved f.eks. at have for mange passive køretøjer stående.

Jo enklere adgang til administration, jo færre ressourcer skal der postes i den.

Ekstra fokus på det væsentlige

Uanset hvor godt et flådestyringssystem I vælger, vil der være opgaver, der kræver dygtige medarbejdere. Derfor er det væsentligt at vælge et system, der støtter den flådeansvarliges arbejdsgange og hjælper dem med at planlægge de mange opgaver, så der kan handles rettidigt.
Synsindkaldelser, frister for tilbagelevering af leasede eller lejede køretøjer, grænser for overkørte kilometer, rettidig bestilling af byttebiler mv. er alt sammen noget, der nemt kan overses – og derfor er det ofte med til at påvirke effektivitets- og omkostningsniveauet i en negativ retning.

I bør derfor vælge et system, som giver besked, når vigtige opgaver kræver opmærksomhed, så I let kan prioritere de mange opgaver.

På den måde slipper I for både ekstra arbejdsopgaver og udgifter, der nemt kunne være undgået.

Brug jeres data aktivt og skab den grønne profil, I ønsker

Data skaber det bedste fundament for indblik i jeres forretning, og flådeadministrationen er langt fra en undtagelse. Retvisende data giver indblik i, hvilke områder af flåden og driften der kan optimeres.

Jeres data er samtidig den bedste indikator for, hvordan I performer i forhold til jeres CSR- og miljøprofil. Et godt overblik og nem adgang til rapportering og dokumentation vil gøre det enklere at vurdere, hvilke faktorer der påvirker jeres aftryk, og hvor der med fordel kan justeres.

Lad jeres data tale, når I skal tage stilling til væsentlige spørgsmål:

• Er flåden sammensat optimalt; er der for få køretøjer eller står for mange stille?

• Hvad er de faktiske omkostninger ift. de forventede? Hvor skrider de?

• Hvad er de faktiske omkostninger ift. de forventede? Hvor skrider de?

• Er brændstof- eller kilometerforbrug på de enkelte højere, end det bør være?

• Har I de mest økonomiske og bæredygtige aftaler?

Automatisér kontrolopgaverne

Det kan virke banalt at sige, at man skal undgå at betale for mere, end hvad der er aftalt i leverandørkontrakterne, men med den flådekompleksitet der kan være hos danske virksomheder, kan det være lettere sagt end gjort.
For virksomheder med store eller mellemstore flåder og flere forskellige leverandører kan der nemt være tale om hundredevis af månedlige fakturalinjer, og det er en enormt ressourcekrævende opgave at kontrollere, at de stemmer overens med aftalerne.

Derfor baserer de fleste denne opgave på manuelle stikprøvekontroller, men det viser sig ofte at være utilstrækkeligt. Også her kan man med fordel se ind i mulighederne for digitale løsninger, som automatisk giver jer besked, når der er uoverensstemmelser, der kræver opmærksomhed.

At digitalisere processen vil samtidig give jer muligheden for at lave helt præcise TCO- og emissionsberegninger, så I altid kan træffe jeres beslutninger på det mest oplyste grundlag.

Vores erfaringer på dette område indikerer, at denne opgave alene vil kunne finansiere de omkostninger, der er forbundet med at anskaffe sig en god fleet management-løsning.

Pris på flådestyring

Det er vigtigt at bemærke, at omkostningerne der er forbundet med at anskaffe sig et godt flådestyringssystem ofte opvejes af de besparelser og effektivitetsforbedringer, de muliggør.
Priserne for flådestyringssystemer kan variere afhængigt af flere faktorer, herunder den valgte leverandør, antallet af køretøjer i flåden, de ønskede funktioner og tilpasningsmuligheder samt den aftalte kontraktperiode.
Generelt kan det dog siges, at de fleste flådestyringssystemer tilbydes som en abonnementstjeneste, hvor virksomheder betaler et månedligt eller årligt gebyr baseret på antallet af køretøjer i den pågældende flåde.